Die Hilfe für Teammitglieder

Anmeldung

Mit Email und Passwort

Du verfügst bereits über einen Zugang zur App? Trage Deine Email-Adresse und Dein Passwort ein und fahren mit Login fort.

Passwort vergessen?

Über den Passwort vergessen Dialog kannst Du ein neues Passwort erzeugen. Trage Deine Email-Adresse, mit der Du angemeldet bist in das dafür vorgesehene Feld ein. Du erhälst dann eine Email mit einem Link zum Ändern Deines Passwortes. Wenn die Email-Adresse keinem Account zugeordnet ist, wird keine Mail verschickt. Wenn Du also keine Mail erhalten hast (hast Du den Spam-Ordner gecheckt?) hattest Du vielleicht einen Tippfehler in Deiner Email-Adresse, oder Du hast Dich ursprünglich mit einer anderen Email-Adresse angemeldet. Wir verschicken die Mail nur, wenn es ein Benutzerkonto gibt, dem diese Adresse zugeordnet ist.

Neuen Account erstellen

Bevor Du die Details zu Deinem Account eingeben kannst, wirst Du nach dem Einladungscode gefragt, den Du von Deinem Admin bekommen hast. Dieser hilft, Dich der richtigen Organisation zuzuordnen.

Bestätigung der Organisation

Nach der Eingabe des Codes erscheint ein Dialog, in dem Du Deine Organisation bestätigen kannst. Stimmt die dort genannte Organisation nicht mit der überein, zu der Du Dich anmelden möchtest, kontrolliere bitte noch einmal den Einladungscode oder kontaktiere Deinen Admin.

Bestätigung der Email-Adresse

Mit der Registrierung wird eine Mail an die von Dir angegebene Adresse geschickt. Die Mail enthält einen Link, der Dich auf die Bestätigungsseite weiterleitet. Wenn Du also keine Mail erhalten hast (hast Du den Spam-Ordner gecheckt?), kannst Du Dir die Mail erneut schicken lassen. Wenn immer noch nichts passiert, kontrolliere Die Email-Adresse, die auf dem Bildschirm angezeigt wird. Vielleicht hattest Du ja einen Tippfehler in Deiner Email-Adresse. Normalerweise kontrolliert das System die Bestätigung automatisch. Solltest Du Deine Adresse bestätigt haben, Du aber noch im “Warteraum” der App bist, kannst Du über den gebogenen Pfeil die Prüfung manuell auslösen.

Bestätigung des Admins

Mit Deiner Registrierung wurde gleichzeitig eine Benachrichtigung an Deinen Admin geschickt. Bevor Du richtig loslegen kannst, muss er Dich zur Sicherheit erst einmal bestätigen.

Bedienleiste

Ganz unten findest Du die Bedienleiste der App. Von hier aus kommst Du zu den verschiedenen Abteilungen der der Anwendung.

Die Bedienleiste sieht für alle gleich aus, außer für den Admin. Der hat statt des Wortes Konto unter dem Euro-Zeichen das Wort Admin.

Profil

Der Startbildschirm der App ist die Profilseite. Hier findest Du sofort den Stand Deiner Getränkekasse. Falls Du eine Uhrzeit und einen Ort eingeblendet siehst: An diesem Ort ist es gerade zwischen 4 Uhr und 5 Uhr nachmittags. Das ist gut zu wissen, denn wie heißt es so schön: Kein Bier vor vier! Wenn Du wissen möchstes wo das ist, dann click einfach drauf, dann kommst Du direkt zu dem Ort in Google Maps.

Drei Punkte Menu

Oben in der Ecke findest Du drei Punkte. Hier wichtige Features, die Du allerdings nicht so häufig brauchen wirst. Also eher Einstellungen und Infos. Damit sie nicht stören, sind sie hier oben

Profil bearbeiten

Profilbild bearbeiten

Hier kannst Du Dir ein Profilbild geben. Du kannst dafür die Kamera verwenden oder ein Bild aus Deiner Galerie auf dem Handy wählen. Wenn Du es wechseln wolltest, aber doch kein passendes findest, kannst Du mir Altes Bild einfach zu dem als letzes gespeicherten Bild zurückkehren. Un wenn Du doch kein persönliches Bild möchtest, dann kehre mit Standard Bild zu dem Avatar zurück.

Geburtstag

Du kannst überigens auch ein Geburtsdatum angeben. Im Moment verwneden wir diese Info noch nicht, aber vielleicht zeigen wir ja irgendwann in Deiner Geburtstagswoche diese Info auf dem Profil der anderen Teammitglieder an.

Tresen PIN

Es gibt für euch die Möglichkeit, ein Tablet zu nutzen, das zum Beispiel neben dem Kühlschrank oder der Kaffeemaschine hängt und dort kann jeder seine Striche an seinem Namen machen. Manchmal ist es besser, dass nicht jeder in Deinem Namen Striche machen kann. Dann kannst Du hier eine Tresen Pin definieren, die abgefragt wird, bevor Deine Strichliste dort freigegeben wird.

Speichern nicht vergessen

Wenn Du Änderungen gemacht hast, vergiss nicht zu speichern. Die Schaltfläche dafür findest Du ganz unten auf der Seite. Vielleicht muss Du ein weinig scrollen um darauf zugreifen zu können.

Info

Unter Info findest Du ein paar kryptische Angaben, die vor allem für Supporter und Entwickler interessant sind. Welche Appversion zum Beispiel, welche Version der Datenbank und noch ein paar andere.

Hilfe

Dieser Hilfe-Link führt Dich genau hierher: zur aktuellen Hilfe-Seite.

EULA

Nur wenn Du ein Apple-Gerät hast, siehst Du diesen Punkt. Er verweist auf die Lizenzregelungen, wenn Du eine App aus dem Appstore heruntergeladen hast.

Datenschutz

Führt Dich zu unseren Datenschutz-Informationen auf unsere Web-Site.

Benutzer löschen

Wenn Du Deinen Benutzer endgültig aus der App löschen möchstest, dann wähle diese Option. Du musst Dir allerdings darüber im Klaren sein, dass Du den Benutzer zwar neu registrieren kannst, aber dass es nicht mehr möglich ist, die bisher angefallenen Daten wieder mit dem Benutzer zu verknüpfen.

abmelden

Im Normalfall reicht es aus, die App einfach zu schließen. Mit der abmelden-Funktion loggst Du Dich aus der App aus und musst Dich anschließend mit Email und Passwort wieder anmelden. Wenn Du ausgeloggt bist, kannst Du keine Nachrichten mehr aus Deinem Team empfangen.

Spenden oder 'ne Runde ausgeben

Diese Funktion ist optional und erscheint nur, wenn Dein Admin sie für euer Team freigeschaltet hat: Eine Runde ausgeben oder etwas spenden. Wenn Du den Button betätigst, spendest Du nichts irgendeiner Organisation oder in die Kaffeekasse, sondern Du kannst allen eine Runde schmeißen! Weil es kürzer auf dem Button ist, haben wir es spenden genannt. "Dem Team eine Runde ausgeben" wäre einfach zu lang gewesen.

Produktauswahl

Dein Admin konfiguriert, welche Produkte gespendet werden können. Im Prinzip kann er hier alles wählen, in unserem Beispiel sind es 2 Biersorten. Könnte aber auch Cola sein oder Sekt, Erdnüsse...

Stückelung

Dein Admin konfiguriert auch, wie Du das Produkt Deiner Wahl spenden kannst. Gleich als ganzes Fass, oder vielleicht nur ein paar Liter. Natürlich kannst Du Flaschenbier auch als Kiste spenden... wenn es denn der Admin so konfiguriert. Egal was Du wählst, es wird hinterher in Striche umgerechnet. Hoffen wir mal nicht, dass Dein Admin den Capuchino gleich fassweise unter die Leute werfen möchte.

Mengenauswahl

Im nächsten Schritt wählst Du aus, wieviel Du spenden möchtest. Im Beispiel haben wir Liter ausgewählt und wollen 10 davon spenden.

Grußworte

Anschließend kannst Du noch eine Nachricht verfassen, die mit der Spende versendet wird. In diesem Fall sind die 10 Liter Fassbier für den Nachwuchs von Joris gewesen. Babys sollen ja besser pillern können, wenn man kräftig auf sie trinkt.

Bestätigung

Jetzt gibt es nur noch einen Schritt: Du musst die Spende bestätigen. Von hier kannst Du natürlich auch zurück gehen und etwas ändern, z.B. doch 20 Liter spenden. Das Baby freut sich. Wenn alles passt, nur noch auf den Button "spenden" drücken. Der entsprechende Gegenwert der Spende wird von Deinem Konto abgebucht und alle Teammitglieder werden über die Apende benachrichtigt. Per Push versteht sich.

Und auf dem Deckel findet jeder in dem Moment auch Deine Spende - und jeder kann so viel davon trinken, bis die Striche verbraucht sind. Prost!

Sonderfeatures der Demo-Umgebung

Die Demo-Umbebung hat 2 Features, die es in den normalen Teams nicht gibt. Zum einen kannst Du aus der Demo-Umgebung heraus Dein eigenes Team gründen, zum anderen kannst Du direkt in Dein Team eintreten, also von der Demo zur produktiven Version Deines Teams wechseln.

Eigenes Team erstellen

Wenn Du auf Organisation erstellen klickst, kommst Du zu einer Seite, in der Du den Namen und ein Kürzel für Dein Team angeben kannst. Wenn Du dies bestätigst, wirst Du aus der Demo abgemeldet und gelangst direkt auf den login-Screen. Hier kannst Du dich mit Deiner Email und Deinem ursprüglichen Passwort einloggen und kommst dann direkt zu dem von Dir soeben gegründeten Team.

In diesem Team bist Du Admin und kannst Produkte einrichten, Teammitglieder einladen und News verschicken. Die ersten Schritte haben wir für Dich im Quick Installation Guide zusammengefasst.

Team wechseln

Von der Demo in Dein Team wechseln kannst Du, wenn Du die Schaltfläche Organisation wechseln betätigst. Von dort wirst Du dann gebeten und den Einladungscode einzugeben, den Du von Deinem Admin bekommen hast. Mit dem Wechsel bist Du dann in Deinem neuen Team. Viel Spaß dabei!

Deckel

In diesem Bereich der App machst Du Deine Striche, registrierst also Deinen Verzehr. Wenn Dein Admin eine oder mehrer extra Kassen (*Sonderfeature) angelegt hat, siehst Du mehr als einen Reiter. Für ein Team einer freiwilliger Feuerwehr z.B. werden während oder nach einem Einsatz die Getränke aus der Einsatzkasse getragen. Dann legt der Getränkewart einen weiteren Reiter an, der Einsatz heißt. Jedes Teammitglied muss dann entscheiden, ob es sein Getränk auf eigene Kosten (mein Deckel) oder Gemeinschaftskosten (z.B. Einsatz) bucht.

mein Deckel

Der Name Deckel kommt noch aus der Zeit, in der Kellner die Getränke auf dem Bierdeckel notierten und von dort auch abrechneten. Das kommt mit den modernen Kassen und Buchungstools in Gastwirtschaften immer weiter aus der Mode. Wir zumindest nennen es weiter Deckel.

Du siehst in diesem Bereich für jede Getränk oder anderes Produkt eine Karte. Die Striche zeigen Dir an, wieviel Du heute schon gebucht hast, heißt: Wenn Du heute noch nichts gebucht hast, siehst Du keinen Strich, hattest Du 2 Wasser, dann sind 2 Striche bei Wasser. Wenn Du einen Strich machen möchtest, suchst Du Dir erst das entsprechende Produkt und klickst auf die Karte. Diese dreht sich dann um und zeigt Dir 5 Möglichkeiten: von einem Strich bis 5 Strichen auf einmal. Wähle die entsprechende Menge aus und drücke lange auf die Striche. Wenn es geklappt hat, dreht sich die Karte wieder um, Du hast bei dem Produkt entsprechend mehr striche auf der “Vorderseite” der Karte und am unteren Bildrand wird Dir eine zusätzliche Bestätigung angezeigt.

Deckel auf Gemeinschaftskosten*

Hat Dein Admin weitere Reiter definiert, unterscheidet sich im Buchungsvorgang nichts. Nur eine Kleinigkeit ist anders: Deinem Konto wird nichts belastet. Du kannst das ganz gut unter Konto überprüfen. Hinter den Produkten, die Du auf Deinen Deckel gebucht hast steht der Preis, für Striche auf Gemeinschaftskonten wird nichts berechnet.

*Sonderfeature

Das Feature kann zur Zeit noch nicht vom Admin selbst konfiguriert werden. Aber keine Sorge, schreibe uns einfach eine Mail mit eurem Einladungscode und dem Wunschnamen der Kasse, und wir übernehmen das für Dich.

Karte

Dieser Tab ist ganz schnelle erklärt. Alles, was wo gerade drauf gebucht werden kann wird hier aufgeführt - inklusiv dem Preis der Dir berechnet wird.

Hat der Admin besondere Produkte, z.B. für eine Party oder einen Ausflug hier konfiguriert, stehen die Produkte hier auch auf der Karte. Solange sie verfügbar sein sollen. Worauf die App keinen Einfluss hat ist, ob Produkte noch da sind, oder ob der Vorrat aufgebraucht ist. Aber das sollte man ja im Kühlschrank sehen.

Konto

Vielleicht einer der spannendsten Bereiche. Hier findest Du Detailliert, was Du wann verzehr hast und wieviel Du wann eingezahlt hast. Du kannst Dir jeweils einen Monat anschauen. Pro Tag an dem eine Aktion durchgeführt wurde, werden die positiven Umsätze Deines Kontos (Einzahlungen, Überweisungen, etc) grün angezeigt, und Dein Verzehr rot. Über den kleinen Pfeil kannst Du den Tag ausklappen und alle Aktionen einzeln sehen.

Zeche ausgleichen

Wenn es Dein Getränkewart konfiguriert hat, gibt es auf der der Seite Konto unten einen Button mit einem Karteikartnsymbol. Wenn Du diesen Button betätigst hängt der nächste Schritt wieder von Deinem Admin ab. Wenn er beide der folgenden Optionen konfiguriert hat, kannst Du erst wählen, welche Du möchstest. Ansonsten wird direkt die Variante angezeigt, die Dein Bierwart konfiguriert hat.

Kontoinformationen

Bei Überweisung wird Dir in der App die Kontoverbindung Deines Teams angezeigt. Du kannst dies Zeile für Zeile kopieren und in Deine Banking-App übernehmen. Wenn das Geld angekommen ist, kann Dein Getränkewart das Dir den Betrag direkt gutschreiben.

PayPal.me für kleine Teams unter Freunden

Möglich ist die Integration von PayPal.me. Wenn ihr ein kleiner Freundes- oder Familienkreis seid, bietet sich diese Art der Zahlung an. Ihr könnt in dem Dialog schon den Betrag angeben, den ihr versenden möchtet, oder lasst es leer und gebt es erst auf der PayPal-Seite ein. Auch hier wird der Betrag nicht automatisch erfasst, sondern der Admin schreibt ihn wieder manuell gut.

News

Im Neues-Tab sind alle Nachrichten zu finden, die es rund um Dein Team so gibt. Der Admin kann dem ganzen Team Nachrichten schicken, die dann sofort via Push an das ganze Team versandt werden.

Darüber hinaus findest Du hier auch die Info, dass es eine neue Umlage gibt, oder dass der Admin gerade eine Einzahlung von Dir verbucht hat. Natürlich hast Du auch hier beides via Push bekommen.

Die Hilfe für Admins

Als Admin gibt es ein paar Funktionen, die andere User nicht haben.

Admin Status

Wenn Du die Organisation erstellt hast, bist Du auch gleich Admin und hast ein paar mehr Funktionen als User, die Du einladen kannst. In der unteren Leiste der App findest Du ein €-Zeichen unter dem Admin steht. Hier findest Du fast alle speziellen Tools die Du als Adminstrator brauchst. Ein für Dich wichtiger Bereich, in dem Du die Produkte verwaltest, ist (nur für Dich erreichbar) in der Karte versteckt. Hier werden wir jetzt erst einmal Produkte einrichten.

Produkte hinzufügen

Wenn Du auf die Karte wechselst, sieht Du einen Stift oben in der rechten Ecke einen Stift, kannst Du die Karte bearbeiten, also Produkte hinzufügen oder bearbeiten.

Kategorie wählen

Wir haben ein paar Kategorien vordefiniert. Wähle die Kategorie, in der Du einen Artikel einrichten möchtest über das + Zeichen. Im Dialog kannst Du aber die Kategorie jederzeit wechseln.

Icon auswählen

Als erstes suchst Du Dir das passende Icon aus. Unter dem Punkt "Von uns" findst Du viele Pop Art Icons, die wir designed haben z.B. die Wasserflasche für Mineralwasser aus. Sie geben der App ein stimmiges Gesamtbild. Die kannst aber auch ein eigenes Bild aus Deiner "Galerie" hinzufügen, oder ein neues Bild mit der "Kamera" machen.

Name

Gib dem Produkt einen entsprechenden Namen, der auf der Karte und der Abrechnung angezeigt wird.

Typ

Du kannst den Typ des Produktes an dieser Stelle auch noch ändern.

Preis

Gib hier den aktuellen Preis des Produkts in Euro (€) ein.

Einheit

Die Menge muss eine ganze positive Zahl sein, also für einen halben Liter wähle 500 ml. Die Menge solltest Du richtig angeben, da der Wert genutzt wird, um z.B. bei einer Liter-Spende die Anzahl der Striche zu berechenen.

Menge

Als Einheit stehen Dir Liter, Milliliter, Zentiliter und Stück zur Verfügung.

Verfügbarkeit

Über die Verfügbarkeit kannst Du steuern, ab wann und bis wann ein Produkt angezeigt bzw. gebucht werden kann. So kannst Du z.B. einen Cocktail, den es auf einer Party ab 18.00 Uhr in der nächsten Woche gibt schon jetzt anlegen und ihn auch wieder automatisch von der Liste entfernen.

Wenn Du speichern wählst, wird das Produkt in der Datenbank gespeichert und Du bekommst die Karte zur Kontrolle angezeigt.

TIPP: Die Rückgabe von Pfand kannst Du einrichten, indem Du einen negativen Preis konfigurierst. Aber Vorsicht: Produkte mit negativen Preisen sind nicht spendierbar.

Einladungscode

Oben auf der Adminseite findest Du den Einladungscode für Dein Team. Jeder, der diesen Code bei der Registrierung in der App angibt ist direkt in eurem Team registriert. Vor dem Einladungscode findest Du 2 Zahlen, die erste sagt, wievielen Mitglieder sich an eurem Team schon angemeldet haben, die zweite sagt, was für eine Teamgröße von eurem aktuellen Abo unterstützt wird. 4/10 heißt also zum Beispiel, dass 4 von 10 möglichen Teammitgliedern sich registriert haben.

ACHTUNG: Wenn Du zentrale Tablets konfigurierst hast, dann zählen die als User. Also 3 Mitglieder und ein Tablet sind dann 4 User. Wie und warum Du diese Tablets konfigurieren kannst, erfährst Du weiter unten.

Rechnungen

Der Bereich Rechnungen ist das Äquivalent zu dem Kontobereich der Teammitglieder. Nur dass der Admin hier alle Gemeinschaftskonten und User sieht.

Wählst Du als Admin einen User aus, hast Du hier die Möglichkeit, auf sein Konto Geld zu buchen. Dir stehen dazu zur Kennzeichnung unterschiedliche Tags zur Verfügung:

bar - Überweisung - Eröffnungssaldo - Verzehr

Den Betrag, den Du hier eingibst, kann positiv oder negativ sein. Also dem Konto gutgeschrieben werden, oder vielleicht belastet, wenn sich jemand aus der Kaffeekasse Geld geleihen hat, oder er Verzehr nachtragen muss. In dem kleinen Fenster Text (optional) kannst Du einen kleinen Text eingeben, damit der User den Posten leicht identifizieren kann.

Umlage

Mit der Umlagefunktion könnt ihr von allen Teammitgliedern Geld einziehen. Z.B. die Umlage für den Ruderausflug am Wochenende oder die monatliche Abogebühr für den Getränkewart. Auch die Kosten für den Lottoschein können hierüber verteilt werden. Apropos Lotto: Den Gewinn des Scheins könnt ihr auf diese Weise auch auf alle verteilen. Macht einfach eine negative Umlage. So bekommt jeder etwas auf sein Konto gutgeschrieben, das er dann wieder vertrinken kann. Mit einer kleinen Notiz könnt ihr dann noch dazuschreiben, wofür die Umlage ist. Und natürlich wird jeder per Push-Benachrichtigung von der Umlage informiert. NEU: Seit der Einführung von Gruppen kann die Umlage auch die Mitglieder einer Gruppe eingeschränkt werden.

Einrichten von Gruppen

Der Admin kann jetzt Gruppen von Usern einrichten. An diese Gruppen können dann Nachrichten gesendet werden. Gleichzeitig können Umlagen so auch nur auf kleiner Gruppen verteilt werden.

Erstellen der Gruppe

In den Administrationstools gibt es einen neuen Punkt Gruppen. Hier kann der Admin beliebig viele Gruppen einrichten. Nach dem Einrichten der Gruppe kehrt die App zum Tools-Screen zurück.

Teammitglieder zu einer Gruppe hinzufügen

Im neuen Punkt Gruppen die gewünschte Gruppe auswählen. Dann werden alle Mitglieder der Gruppe angezeigt. Betätigt man + Mitglied hinzufügen öffnet sich eine Liste mit allen Namen, die noch nicht in der Gruppe sind. Jetzt kann ich einen Namen aussuchen. ACHTUNG: Nach dem nach dem Hinzufügen zur Gruppe kehrt die App zum Tools-Screen zurück. Um ein weiteres Mitglied hinzuzufügen, muss ich die Aktionen von vorn ausführen.

Währungen

Die Anzeige der Währung kann jetzt geändert werden. Neben € stehen auch Schweizer Franken und $ zur Verfügung. Die Währung gilt für das gesamte Team, es können für verschiede Standorte also keine unterschiedlichen Währungen konfiguriert werden. Darüber hinaus findet beim Wechsel der angezeigten Währung keine Umrechnung der Preise in die andere Währung statt.